Wachsende junge Unternehmen sehen sich der Herausforderung gegenüber, ihre Geschäftsprozesse zu organisieren, zu strukturieren und zu dokumentieren. Am Ende des Weges steht vielleicht eine Zertifizierung des Unternehmens, um Zugang zu neuen Auftraggebern und Geschäftsfeldern zu erhalten.
Das Existenzgründerzentrum EGZ bietet bereits seit mehreren Jahren Beratung zur Organisationsentwicklung und zur Vorbereitung einer Zertifizierung an. Über eine Mitgliedschaft in der Genossenschaft Zentrale für Management und Qualität eG (ZMQ) können wir in unserer Beratung nun auf erweiterte Ressourcen und erweitertes Know-How zurückgreifen.
Im Mittelpunkt der Leistung der ZMQ steht die Bereitstellung einer cloud-basierten Software („prozemo“) zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Die Geschäftsprozesse des Unternehmens und alle wichtigen Dokumente werden innerhalb der Software abgebildet. Arbeitsanweisungen, Formulare oder Unterlagen stehen damit allen Mitarbeitern in der jeweils aktuellen Version über eine einheitliche Oberfläche zur Verfügung und können genutzt und bearbeitet werden. Ziel ist es, ein lebendiges Managementsystem zu schaffen, das auch im praktischen Tagesgeschäft einsetzbar ist und nicht nur – wie manche Qualitätsmanagement-Handbücher – auf dem Papier existiert.
Eine Zertifizierung des Management-Systems kann, muss jedoch nicht das Ziel des Einsatzes eines solchen Systems sein. Möglich ist derzeit eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder nach AZAV. prozemo unterstützt die Zertifizierung, in dem die benötigten Dokumente in der erforderlichen Struktur bereits vorgefertigt sind und vom Unternehmen nur noch an die eigenen Prozesse angepasst werden müssen. Wenn das Managementsystem in der praktischen Arbeit eingesetzt wird, entfallen umfangreiche Vorbereitungen einer Zertifizierung wie Dokumentenarbeit, die Erstellung eines Handbuches wird maßgeblich vereinfacht. Auch für den Prüfer vereinfacht der Einsatz von prozemo das Zertifizierungs-Audit, weil alle Unterlagen einheitlich und in einer übersichtlichen Struktur vorliegen.
Als Mitglied des bundesweiten Beraternetzwerkes der ZMQ unterstützt das EGZ die Einführung des Managementsystems im Unternehmen. Hierzu gehört eine umfangreiche Beratung zur Darstellung der Geschäftsprozesse, zur Anpassung der benötigten Dokumente sowie zur Einführung von prozemo im Unternehmen. Auch die Vorbereitung einer Zertifizierung durch die Erstellung eines Handbuches (mit oder ohne prozemo) und die Begleitung der Managementbewertung und eines internen Audits gehören zu den Leistungen des EGZ. Die Einführung von prozemo im Unternehmen konnte bei ersten Unternehmen erfolgreich begleitet werden. So konnten Ende 2012 mehrere Unternehmen im Bereich der privaten Arbeitsvermittlung und beruflichen Weiterbildung erfolgreich bei der Vorbereitung der notwenigen Zertifizierung nach AZAV unterstützt werden.
Übrigens: Die Beratung zur Einführung eines Managementsystems und zur Vorbereitung einer Zertifizierung kann über die Beratungsförderung der BAFA bezuschusst werden. Gern beraten wir auch in dieser Frage.
